Escadre : une application de suivi de flotte pour une PME de Carquefou

Le contexte

Escadre Logistique est une PME de transport installée à Carquefou, au nord-est de Nantes, qui livre chaque jour des industriels et des distributeurs de la région. Son exploitation suivait les camions avec quatre tableurs partagés, le portail du fournisseur des boîtiers télématiques et de nombreux appels aux chauffeurs. Nous avons conçu et développé une application web sur mesure qui réunit le suivi en temps réel, les alertes et les exports de facturation : l’exploitation gagne environ six heures de saisie par semaine.

Les enjeux

Les tableurs avaient atteint leurs limites :

• les positions des véhicules se lisaient dans un outil à part, sans lien avec les tournées planifiées ;
• un retard ou un arrêt prolongé se découvrait souvent quand le client appelait ;
• la préparation de la facturation mensuelle mobilisait une journée de rapprochements ;
• les échéances d’entretien et de contrôle technique reposaient sur la mémoire de chacun.

La géolocalisation de véhicules conduits par des salariés est par ailleurs encadrée. L’application a été conçue avec l’entreprise selon les recommandations de la CNIL sur la géolocalisation des véhicules des salariés : finalités limitées au suivi et à la facturation des transports et à la sécurité des marchandises, information préalable des chauffeurs, possibilité de désactiver la localisation en dehors du temps de travail, aucun contrôle de la vitesse, durées de conservation fixées dès le départ.

Notre approche

Un cadrage avec ceux qui utiliseront l’outil

Le cadrage a réuni l’exploitation, la comptabilité et deux chauffeurs. Le besoin a tenu sur une page, selon notre approche du cahier des charges : les problèmes à résoudre, les utilisateurs, les données disponibles et ce qui pouvait attendre. Nous en avons tiré un premier lot utile dès la mise en service, plutôt qu’un outil complet livré en une fois.

Des écrans testés avant d’être codés

Dans le cadre de notre prestation d’UX design, les écrans ont été prototypés dans Figma, puis testés par l’exploitation sur des cas réels de la semaine. Le prototype cliquable a tranché des questions qui auraient coûté cher en développement : un tableau de bord qui tient sur un seul écran, des alertes classées par urgence, des contrastes et des tailles de texte lisibles à deux mètres d’un grand écran. Notre journal décrit le rôle du prototype dans un projet web.

Une démo chaque vendredi

L’interface est développée avec Vue et Nuxt, le serveur avec Node.js et une base PostgreSQL, le tout hébergé en Europe. Les positions arrivent par l’API du fournisseur des boîtiers déjà installés dans les camions et s’affichent sur la carte en quelques secondes. Chaque vendredi, l’exploitation découvrait l’avancement en démonstration et ajustait les priorités : c’est la démo du vendredi, l’un des rendez-vous de la méthode appliquée à chacun de nos projets. Les écarts se corrigeaient ainsi dans la semaine, et non à la livraison.

Ce que nous avons livré

• un tableau de bord : carte des véhicules, état des tournées du jour et indicateurs clés ;
• des alertes paramétrables : retard sur un créneau de livraison, arrêt prolongé, échéance d’entretien ou de contrôle technique ;
• un module de facturation qui prépare chaque mois l’export destiné au logiciel comptable ;
• des droits d’accès par profil : exploitation, comptabilité, direction ;
• les éléments techniques utiles à l’information des chauffeurs et au registre des traitements de l’entreprise ;
• un code documenté et remis à l’entreprise, qui en est propriétaire.

Les résultats

Un an après la mise en service, les quatre tableurs ont disparu. L’exploitation estime gagner six heures de saisie par semaine, et l’export de facturation se prépare en un quart d’heure au lieu d’une journée. Les appels passés aux chauffeurs pour savoir où ils se trouvent ont baissé d’environ 40 % : l’information est à l’écran, et les chauffeurs sont moins sollicités pendant leurs tournées.

L’application est suivie dans le cadre de notre offre de maintenance : mises à jour de sécurité, sauvegardes, surveillance et petites évolutions. Le deuxième lot est en cours de cadrage : une vue mobile pour les chauffeurs, avec une preuve de livraison photographiée.